仕事が速い人は、スキル以前に以下の２点が優れているのです
①仕事にかかる前に方向性や仕様のポイントを押さえておく
②途中途中でズレがないか依頼主に確認を取る
ここでは１点目のポイントについて述べていきます。
やるべきことは一つ。依頼を受けた直後に、ポイントを書き出して確認するということです。
例えば、「○○の売上高の推移をまとめてくれ」と資料作りを依頼されたなら
・その資料はいつどこで誰のために使用されるのか
・その資料により達成したい狙いは何か
・抑えるべきポイントはどこか
を、依頼されたその場、または打ち合わせ後に、要点をまとめて
「こういうことでよろしいでしょうか」と上司に確認しましょう。
上司が仕事を依頼する時、そこには何らかの目的があります。
それを正確に把握しておくことで、余分な部分に時間を割くことを防ぎ、やり直しの時間を産まず、さらには自分なりの要素を加えて評価されやすいのです。
ベストセラー「入社１年目の教科書」にもこう書かれています。
人間は必ず忘れてしまいます。記憶ほど曖昧なものはありません。これは新人であろうとベテランであろうと、変わらないと思っています。記憶だけに頼っていると、誤りや認識違いは必ず起こります。メモやノートを持参し、必要だと思われることは確実に書き取ってください。これを実践するという前提のもと、打ち合わせが終わったあとにもう一つやるべきことがあります。自分のデスクに戻ってすぐ、書き取ったメモをもとに、打ち合わせで確認された合意事項をまとめるのです。そして、まとめたものを書き出し、上司に見せながらこう言うのです。「先ほどはありがとうございました。いただいたアドバイスにしたがって、これから3つのことに取り組んでいきます。方法はこうです。もし、何か考え違いをしているようでしたら、ご指摘ください」人間の記憶は曖昧だと言いましたが、それはアドバイスをもらったあなたの問題だけではありません。口頭でアドバイスを送った上司にとっても、曖昧さを回避する助けになるはずです。「いやいや、そうじゃないんだよ。これをやってほしいんだ」上司の要求を過不足なく理解するのがベストです。でも、その時点で上司に軌道修正してもらうことも、限りなくベストに近いと僕は思います。確認せずに誤った方向へ進んでしまい、しばらくしたあとに慌てて修正しても、それまでに費やした何時間もの時間は戻りません。合意したことをまとめ、書き出し、確認する。仕事の最後に投資する5分間を惜しまないことで、仕事の方向を誤るリスクから解放されます。そればかりか、何時間という時間を節約する効率性にもつながるのです。
依頼を受けたときにこの一手間をするだけであなたのスピードと評価は向上するはずです。