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仕事が速い人の極意「依頼を受けた時の一手間で効率が劇的向上」

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 上司やクライアントから指示を受けた仕事を提出したら「こういうことじゃないんだよ」と言われてしまった経験は誰にもあると思います。「だったら最初からいろいろ指示しておいてくれよ」と愚痴りながら、泣く泣くやり直すこともしばしば。でもこれを相手のせいにしていてはいつまでも仕事は速くなりません。

 
仕事が速い人は、スキル以前に以下の2点が優れているのです
 
①仕事にかかる前に方向性や仕様のポイントを押さえておく
②途中途中でズレがないか依頼主に確認を取る
 
ここでは1点目のポイントについて述べていきます。
 
やるべきことは一つ。依頼を受けた直後に、ポイントを書き出して確認するということです。
 
例えば、「○○の売上高の推移をまとめてくれ」と資料作りを依頼されたなら
 
・その資料はいつどこで誰のために使用されるのか
・その資料により達成したい狙いは何か
・抑えるべきポイントはどこか
 
を、依頼されたその場、または打ち合わせ後に、要点をまとめて
「こういうことでよろしいでしょうか」と上司に確認しましょう。
 
上司が仕事を依頼する時、そこには何らかの目的があります。
それを正確に把握しておくことで、余分な部分に時間を割くことを防ぎ、やり直しの時間を産まず、さらには自分なりの要素を加えて評価されやすいのです。
 
ベストセラー「入社1年目の教科書」にもこう書かれています。

 
人間は必ず忘れてしまいます。記憶ほど曖昧なものはありません。これは新人であ
ろうとベテランであろうと、変わらないと思っています。
記憶だけに頼っていると、誤りや認識違いは必ず起こります。メモやノートを持参
し、必要だと思われることは確実に書き取ってください。
これを実践するという前提のもと、打ち合わせが終わったあとにもう一つやるべき
ことがあります。
自分のデスクに戻ってすぐ、書き取ったメモをもとに、打ち合わせで確認された合
意事項をまとめるのです。そして、まとめたものを書き出し、上司に見せながらこう
言うのです。
「先ほどはありがとうございました。いただいたアドバイスにしたがって、これから
3つのことに取り組んでいきます。方法はこうです。もし、何か考え違いをしている
ようでしたら、ご指摘ください」
人間の記憶は曖昧だと言いましたが、それはアドバイスをもらったあなたの問題だ
けではありません。口頭でアドバイスを送った上司にとっても、曖昧さを回避する助
けになるはずです。
「いやいや、そうじゃないんだよ。これをやってほしいんだ」
上司の要求を過不足なく理解するのがベストです。でも、その時点で上司に軌道修
正してもらうことも、限りなくベストに近いと僕は思います。確認せずに誤った方向
へ進んでしまい、しばらくしたあとに慌てて修正しても、それまでに費やした何時間
もの時間は戻りません。
合意したことをまとめ、書き出し、確認する。仕事の最後に投資する5分間を惜し
まないことで、仕事の方向を誤るリスクから解放されます。そればかりか、何時間と
いう時間を節約する効率性にもつながるのです。

 

依頼を受けたときにこの一手間をするだけであなたのスピードと評価は向上するはずです。